企業経営に役立つ情報を紹介する「企業経営の名サポート」。今回は、電子帳簿保存法（電帳法）について、2024年１月から義務付けられた対応と範囲について解説します。
正式名は、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、国税関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律ですが、ここでは電子帳簿保存法と表記します。
電子帳簿保存法で定められた内容は広範囲のため、今回は2024年１月から義務付けられた範囲と対応に絞ってご説明します（2023年12月１日までに公表されている内容で作成しています）。
令和4年度税制改正大綱において、「電子取引における電子保存の義務化」に2年間の宥恕（ゆうじょ）措置が認められ、2023年12月末までに電子データで授受した国税関係帳簿書類は、出力した紙での保存が可能となっていました。2024年１月からは、電子データで授受した場合、一定の方法で保管することが義務付けられています。
では具体的に、①「どのような取引」で発生した、②「どのような書類」を、③「どのように対応する必要があるのか」みていきましょう。
①どのような取引？
EDI取引、インターネット等による取引、電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含む）、インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引等が該当します。
（例１）取引先や、アマゾンなどの販売サイト等から商品を購入し、その請求書や領収書などの取引情報がメールに添付・記載されているケースや、ウエブサイトからダウンロードする場合
（例２）クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用する場合
2023年までは紙で出力して保存可能ですが、１月以降は、保存要件に従ってデータで保存が必要です。
②どのような書類？
取引情報が含まれる注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類です。受領（受け取る分）と交付（自社から発行する分）の両方で求められます（図1）。
③どのように対応する必要があるのか？
⑴「可視性の確保」と⑵「真実性の確保」を満たす必要があります。
⑴「可視性の確保」とは？
① 電子データを肉眼で確認ができるディスプレイやプリンタ・操作説明書などの備え付けが必要です。税務調査等で速やかに出力することが求められます。
② 検索要件を満たすことができるように管理することが求められ、次のいずれかの措置を行う必要があります。
（ⅰ）タイムスタンプが付与されたデータを授受
（ⅱ）受領後遅滞なくタイムスタンプを付す
（ⅲ）データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
（ⅳ）訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付け
検索要件とは、取引等の「日付・金額・取引先」で検索ができ（図２の３）、「日付または金額」について「日付・金額・取引先」のうち、2つ以上の任意項目を組み合わせて検索ができる必要があります（図２の４）。
ただし、「２課税年度前の売上高が5千万円以下の場合」、または「電子取引データを紙で出力して日付及び取引先ごとに整理している場合」、電子取引データのダウンロードの求めに応じることができるようにしていれば、②の要件は不要となります。
⑵「真実性の確保」とは？
不正な訂正削除の防止に関する事務処理規程を制定し、遵守する必要があります。国税庁HPに、事務処理規程のサンプルが用意されていますので、無料でご活用いただけます。
また、電子的に受け取った請求書や領収書等については、データのまま保存する場合、その真実性を確保する観点から、以下のいずれかの条件を満たす必要があります。
（ⅰ）タイムスタンプが付与されたデータを受領
（ⅱ）受領後遅滞なくタイムスタンプを付与
（ⅲ）データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
（ⅳ）訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付け
また、事後的な確認のため、検索できるような状態で保存することや、ディスプレイ等の備付けも必要となります。
まずは、「どのような取引」で授受した「取引情報が含まれる書類」がどれだけあるのかを洗い出し、どのように「不正な訂正削除の防止」を行うのか、自社の運用を固めましょう。
国税庁HPには、「電子取引データをルールに従って保存できているか」を確認できるフローチャートがございます。現在の対応状況を把握する際にご活用ください（図2）。
より詳しい対応事例や詳細説明などの記載がありますので、ぜひ国税庁HPからご利用ください。また、実際に運用していくことで業務負担や情報の保存・管理に課題が出るようであれば、状況に合わせた課題解決をご用意可能ですので、お気軽にご相談ください。
ご相談・お問い合わせ先
株式会社エイコー
TEL 0120-506-815
E-mail eicoh-inside@eicoh.com
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