【RPAの活用】作業を自動化して効率化を図る。社内の定常的な業務等に展開、会社全体の業務を改善!

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企業経営に役立つ情報を紹介する「企業経営の名サポート」。第3回目は、一般企業だけでなく行政にも幅広く利用されているRPAについて紹介します。 

第1回 → 【水害版BCPを作ろう】今から出来る!台風や豪雨災害から会社や従業員を守る取り組み
第2回 → 【9月は防災月間】アレがあると災害時に安心度アップ、備蓄品見直しのポイントは?

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは

一般企業だけでなく、経済産業省や内閣官房新型コロナウイルス感染症対策推進室など、行政にも幅広く利用されているRPA(Robotic Process Automation ロボティック・プロセス・オートメーション)。

IT用語辞典によると、「人間がコンピュータを操作して行う作業を、ソフトウェアによる自動的な操作によって代替すること」とありますが、お客様からこのような声を頂戴します。

「ロボットに仕事が奪われるのでは?」
「大きい会社や組織でしか使えないのでは?」
「聞いたことがあるけれど、どのようなことができるのか?」


実際に使ったり、具体的な事例を見たりする機会がなければイメージしづらいので、ひとつひとつ紐解いていきます。

1.ロボットに仕事が奪われるのでは?

RPAは実体のあるロボットではなく、コンピュータ上で人間が行う操作を自動化するソフトウェアです。人間が行うすべての操作を自動化できるわけではありません。

取り扱う情報がデータ化されていて、「処理の判断基準が明確なもの」や「決まったルールに基づいて処理する業務」を得意としており、同一の処理をミスなく対応し続けることができます。そのかわり人間のような柔軟な対応や、都度判断を求められる業務には向いていません。

定期的・定常的に発生する業務や大量に同一の処理を行う業務はRPAに任せ、人間はより高度で柔軟性が求められる業務に集中することができます。

2.大きい会社や組織でしか使えないのでは?

企業規模や組織規模ではなく、先に記載した、「定期的・定常的に発生する業務」があるか、「大量に同一の処理を行う業務」があるかによります。

企業規模に関係なく、次の3つに当てはまる業務があれば、RPAの活用をご検討ください。

・業務が発生する度に、残業や人員を増やして対応している
・一つ一つはそれほど時間がかからないが、毎月、毎回など定期的に発生する業務がある
・担当者依存になっており、急な休みや退職で業務に支障が出る

3.どのようなことができるのか?

「定期的・定常的に発生する業務」、「大量に同一の処理を行う業務」の中で、RPAに向いている業務は大きく6つあり、組み合わせて対応も可能です。

⑴ データ集計・出力:目的に応じてデータを収集・加工し、レポートや分析資料を作成 
 (例)売上実績や仕入実績の日次・月次集計など
 
⑵ 突合・判断:異なる情報を比較し、整合性を確認
 (例)発注情報と仕入先からの納品情報の数量や金額の確認など

⑶ 情報モニタリング:情報の確認やモニタリングを行い、判定ルールに基づき異常ケースを検知
 (例)受注メールの自動振り分けなど

⑷ 入力代行:他部署や他企業からの情報を自社のシステムへ入力代行
 (例)受注伝票の情報を販売管理システムに自動で入力など
 
⑸ データベース補正・洗い替え:最新の情報にするための情報の補正や更新を代行
 (例)顧客リストや取引先情報の定期更新など
 
⑹ 照会受付・回答:顧客・取引先からの照会に対し、必要情報を確認して結果を回答
 (例)在庫や納期の問い合わせへの回答など

コロナ禍において「人員を増やさず、出社している人間で対応する必要がある」、「IT導入補助金をうまく活用して、業務効率の改善を図りたい」など、特に「⑷入力代行」についてご相談・お問い合わせが増えています。

次ページ → 入力代行での活用例、実際の手順を動画でチェック!

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