【改電子帳簿保存法】令和4年1月から施行。2年の猶予期間もあるが、具体的な対応策は?

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企業経営に役立つ情報を紹介する「企業経営の名サポート」。第5回目は、令和4年1月1日に施行された「改正電子帳簿保存法」についての要件や対策、また、猶予期間や罰則について解説します。

電子帳簿保存法の改正の概要

今年から施行された改正電子帳簿保存法とは?

国税関連の保管書類を電子保存する際の承認要件が定められた「電子帳簿保存法」。

令和4年1月1日に施行された改正電子帳簿保存法では、経理業務の電子化へのハードルを下げ、ペーパーレス化・業務効率化の推進を図ることを目的として、事前承認制度の廃止やスキャナ保存後の原本廃棄可能といった要件緩和が行われました。

要件緩和が行われる一方で、「電子取引」については義務化され、電子メール・ホームページ・EDI取引(企業間でお互いの取引情報を専用回線で接続し、自動化した仕組み)などからダウンロードした契約書や納品書・請求書などの電子取引データを、紙に出力して保存することが原則として認められなくなります。

しかしながら、令和4年度与党税制改正大綱では、電子取引の電子保存の義務化への移行準備が整わない事業者への配慮として、2年間の猶予期間を設けることが発表されました。

猶予期間が出来たとはいえ、「対応しなくて良くなった」というわけではありません。

電子取引をしているすべての企業が電子取引の電子保存義務化の対象となり、罰則が強化されている部分もあるため、今からの準備は必要不可欠となります。

今回はすべての企業がもれなく対応を実現できるように、電子取引の電子保存義務化の要件と対策方法に加え、猶予期間と罰則について解説いたします。

改電子帳簿保存法の保存要件について
事前承認制度の廃止やスキャナ保存後の原本破棄が可能といった要件緩和がされる一方で、電子取引については義務化される

1.電子取引の電子保存義務化とは?

契約書・納品書・請求書などに関する電子取引データを電子メール・ホームページ・EDI取引などで送受信した場合には、その電子取引データを一定の要件を満たした状態で保存することが必要となります。

ホームページから請求書や領収書などの電子取引データをダウンロードする場合や、ペーパーレスFAXで請求書や領収書などの電子取引データを受け取った場合なども対象となります。

2.電子取引の保存要件と具体的な対策方法は?

電子取引データの改ざん防止を目的として、定められたいずれかの保存要件と検索機能の確保(日付・金額・取引先)が必要となります。

次の4つのうち1つ選んで対応する必要があります。
① 相手側がタイムスタンプを付与
② 自社でタイムスタンプを付与
③ 訂正・削除記録が残るシステムで保存
④ 事務処理規程を作成して運用

事務処理規程の作成であれば費用をかけず対策が可能です。国税庁ホームページにて、事務処理規程の無料サンプルが用意されていますので、ご参考にしてください。

改電子帳簿保存法の事務処理規程サンプル
事務処理規程のサンプル。作成して運用すれば、費用をかけずに対策が可能

検索機能の確保については、専用のソフトウェアを使用するか、無い場合はエクセル等の表計算ソフトにより、電子取引データに係る取引の日付・金額・取引先の情報を入力した一覧表を作成することにより、対応が可能です。

運用次第で費用をかけずに対策も可能ですが、管理や運用が複雑になり、経理ご担当者様にかなりの負荷がかかってしまうことが予想されます。

3.猶予期間は?

令和5年12月31日までに行う電子取引については、保存すべき電子取引データを出力して保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにしていれば差し支えありません(事前申請等は不要)。

令和6年1月からは保存要件に従った電子取引データの保存が必要ですので、今から準備が必要です。

4.対応しないとどのような影響がある?

国税庁の一問一答(問42回答)によると、「令和6年1月1日以後は、災害等による事情がなく、その電磁的記録が保存要件に従って保存されていない場合は、青色申告の承認の取消対象となり得ます」と記載がありますので注意が必要です。

また、隠蔽または偽装された事実があった場合、その事実に関し生じた申告漏れ等に課される重加算税が 10%加重されるなど、罰則が厳しくなります。

罰則や青色申告の取り消しなどの影響を受けないためにも、2年間の猶予期間中に、自社の電子取引状況を把握することと、制度を理解し自社の対策方針を固めることが必要不可欠となります。

国税関係の書類数やお取引先様の数などの状況によって異なるため、最適解は企業毎に異なります。

「詳しく説明して欲しい」、「なるべく費用をかけずに負荷が少ない方法を選びたい」など弊社ではお客様の費用面や優先順位に沿ったご提案が可能ですので、お気軽にご相談ください。

電子帳簿保存法に関するご相談・お問い合わせ先

(株)エイコー(☎0120・506・815)
 E-mail eicoh-inside@eicoh.com
 公式H‌P https://www.eicoh.com/

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